Eine ERP-Migration ist für viele KMU der größte IT-Eingriff in Jahren. Die größte Sorge ist meist nicht der technische Aufwand, sondern: „Was, wenn wir nicht mehr verkaufen können?" Ein Tag ohne Faktura kostet schnell mehr als eine ganze Schulungswoche. Wir haben deshalb eine Vorgehensweise entwickelt, die den produktiven Betrieb in der Regel nicht spürbar beeinträchtigt.
Das Grundprinzip: parallel, nicht seriell
Klassische ERP-Migrationen sind oft seriell aufgebaut: Altsystem aus, alle Daten kopieren, neues System hochfahren, Mitarbeiter neu schulen, dann wieder loslegen. Das funktioniert bei Konzernen mit IT-Stab und großen Wartungsfenstern. Bei KMU ist es zu riskant. Wir arbeiten deshalb anders: das alte System läuft so lange parallel weiter, bis das neue stabil ist.
Phase 1: Workshop und Konzept (Woche 1–2)
Wir kommen vor Ort, schauen den realen Betrieb an, sprechen mit Disponenten, Lagerleitung, Buchhaltung. Ziel: ein Konzept, das Ihre Prozesse 1:1 abbildet, ohne Excel-Inseln und Workarounds zu konservieren. Was muss bleiben? Was kann sauberer werden? Was wäre völlig neu zu bauen?
Aus dem Workshop entsteht ein Migrations-Drehbuch: welche Daten kommen wann, welche Tests laufen, wann ist der Cutover. Das Dokument bekommen Sie schriftlich — und es ist auch die Grundlage für unseren Festpreis-Vorschlag.
Phase 2: Setup und Daten-Vor-Migration (Woche 3–5)
Wir bauen Ihr microtech-System in unserer Cloud-Umgebung auf und migrieren bereits zu diesem Zeitpunkt die Stammdaten als Vor-Migration: Kunden, Lieferanten, Artikel, Mitarbeiter. Diese Vor-Migration ist eine Trockenübung — wir prüfen, ob alle Felder sauber rüberkommen, ob die Sortier-Logik passt, ob Sonderfelder korrekt behandelt werden.
Sie haben in dieser Phase Zugriff auf die Test-Instanz und können in Ruhe schauen, ob etwas fehlt oder anders aussehen sollte. Druckvorlagen werden hier neu gebaut.
Phase 3: Power-User-Schulung (Woche 4–5)
Parallel zur technischen Arbeit beginnen wir die Schulung der Power-User — meist 2–4 Personen aus Ihrem Team, die später das interne Know-how tragen. Diese Schulung läuft auf Ihren echten, frisch migrierten Daten. Power-User testen mit, finden Sonderfälle, formulieren Wünsche — die kommen direkt zurück in die Konfiguration.
Ein gut ausgebildeter Power-User pro 20 Anwender ist Gold wert. Sie reduzieren Support-Aufkommen und beschleunigen die Eigenständigkeit Ihres Betriebs.
Phase 4: Anwender-Schulung (Woche 5–6)
Die breite Anwender-Schulung kommt erst, wenn das System stabil ist. Wir machen das meist in Gruppen von 4–8 Personen, fokussiert auf die jeweilige Rolle: Vertrieb, Einkauf, Lager, Produktion, Buchhaltung. Jede Gruppe lernt nur, was sie wirklich braucht — keine Standard-Demos auf Phantasie-Daten.
Phase 5: Cutover (Woche 7)
Der eigentliche Wechsel passiert in einem klar definierten Zeitfenster, typisch Freitag 18:00 bis Montag 06:00. Ablauf:
- Freitag-Abend: Altsystem wird auf „nur lesen" gestellt. Letzte offene Posten und Belege werden migriert (Delta-Migration zur Vor-Migration aus Phase 2).
- Samstag: Daten-Validierung, letzte Tests. Test-Buchungen, Test-Lieferschein, Test-Rechnung. Bei Bedarf Korrekturen.
- Sonntag: Smoke-Tests durch unsere Mannschaft. Letzte Druckvorlagen-Anpassungen.
- Montag, 06:00: System produktiv. Erste Welle Anwender meldet sich an. Wir sind vor Ort dabei.
Falls beim Cutover etwas wirklich schiefgeht, gibt es ein vorab definiertes Rollback-Szenario: zurück auf das Altsystem, gewählter Zeitpunkt wird neu angesetzt. Wir hatten das in den letzten Jahren nicht — die Vor-Migration und die Generalprobe verhindern das in der Regel.
Phase 6: Hyper-Care (Woche 7–10)
Die ersten vier Wochen nach Go-Live sind die kritischste Phase. Erfahrungsgemäß gibt es immer kleinere Themen, die erst im Echtbetrieb auftauchen: ein Sonderfall in der Auftragsabwicklung, eine fehlende Druckvariante, eine Sonder-Buchung. Wir sind in dieser Zeit täglich erreichbar (Premium-Vertrag: 1 Min Reaktionszeit) und haben einen festen Verantwortlichen aus dem Projektteam für Sie.
Nach 4 Wochen Hyper-Care erfolgt die saubere Übergabe an unseren regulären Support. Gleiche Firma, gleiches Team — Sie haben keinen Personalwechsel im Bekanntenkreis.
Was läuft im Altsystem parallel weiter?
Während der Vor-Migration und Schulungs-Phase läuft Ihr Altsystem ganz normal weiter. Sie verkaufen, fakturieren, kommissionieren wie zuvor. Erst beim Cutover stellen wir das Altsystem auf „read-only" — danach wird im neuen System gearbeitet.
Für etwa 6 Monate nach Cutover bleibt das Altsystem im read-only-Modus erreichbar, damit Sie historische Belege einsehen können. Danach wird ein finaler Datenbank-Export gemacht und das Altsystem abgeschaltet.
Risiko-Faktoren — und wie wir sie auffangen
Datenmüll im Altsystem
Karteileichen, Dubletten, falsche Adressen — fast jedes Altsystem hat das. Wir machen eine Datenbereinigung als Teil der Migration, nicht erst danach. Sie bekommen ein bereinigtes microtech, kein importiertes Chaos.
Sonderlogik in Excel-Inseln
Viele KMU haben Excel-Tabellen mit Geschäftslogik, die offiziell „kein System" sind, aber faktisch unverzichtbar. Wir spüren diese Inseln im Workshop auf und bilden sie entweder im Standard ab oder mit Sonderprogrammierung. Sonderprogrammierung ist ein normaler Teil unserer Projekte.
Mitarbeiter-Akzeptanz
Der häufigste Migrations-Killer ist nicht Technik, sondern Mensch. Wenn die Anwender das neue System nicht annehmen, scheitert es trotz perfekter Konfiguration. Wir setzen deshalb auf frühe Einbindung (Power-User aus dem eigenen Haus), rollenbasierte Schulung und spürbar bessere Bedienung als im Altsystem.
Was kostet so eine Migration zeitlich?
Faustregel: 6–10 Wochen für ein KMU mit 15–30 Arbeitsplätzen, 3–4 Monate für 50–80 Arbeitsplätze mit Produktion. Längere Projekte (6+ Monate) sind möglich, sollten aber in Phasen mit eigenen Go-Lives unterteilt werden — sonst verliert das Team die Energie.
Fazit
Eine ERP-Migration ohne Stillstand ist kein Mythos, sondern eine Frage der Vorgehensweise. Pilotphase, Vor-Migration, klare Cutover-Choreografie und 4 Wochen Hyper-Care — das ist unser Standard. Mit dieser Methode haben wir in den letzten Jahren keinen einzigen Rollback gebraucht.
Wenn Sie über einen ERP-Wechsel nachdenken, sprechen Sie uns früh an. Wir machen das Erstgespräch ohne Druck — und sagen offen, wenn ein Wechsel für Sie noch nicht ansteht.