microtech büro+ bringt eine ganze Reihe Standard-Auswertungen mit: Umsatzanalysen, Margenberichte, ABC-Klassifikationen, Lagerlisten, OP-Listen. Das deckt für viele KMU die Tages-Auswertungen ab. Wann lohnt sich darüber hinaus der Zusatz-Aufwand für Power BI? Wir zeigen die Schwelle aus der Praxis.
Was die Bordmittel können
microtech büro+ kommt mit einer großen Bibliothek an Standard-Reports. Sie können diese laufen lassen, mit Filtern eingrenzen, drucken oder als PDF/Excel exportieren. Mit dem Reportgenerator lassen sich auch eigene Listen bauen — wenn man weiß, wie. Für viele Anwendungsfälle reicht das vollständig:
- Tagesumsatz nach Filiale oder Vertreter
- Offene Posten und Mahnstufen
- Lagerbestände mit Reichweite und Mindestbestand
- ABC-Analyse von Artikeln, Kunden, Lieferanten
- Margen-Berichte mit Drill-Down auf Auftragsebene
Solange Ihre Auswertungen statisch, einzelblattig und für eine einzelne Person sind, sind die Bordmittel ausreichend. Sie haben null Lizenz-Zusatzkosten und keinen Wartungsaufwand.
Wo die Bordmittel an Grenzen kommen
Drei Symptome zeigen, dass es Zeit für Power BI wird:
1. Dashboards für mehrere Rollen
Wenn Geschäftsführung, Vertrieb, Lager und Buchhaltung jeweils ihr eigenes Live-Dashboard brauchen — interaktiv, filterbar, auf dem Smartphone abrufbar — sind PDF-Reports unzureichend. Power BI rendert diese Dashboards für jede Rolle separat, mit eigenen Filter-Voreinstellungen.
2. Cross-System-Auswertungen
Sobald die Frage lautet „Wie passt unser ERP-Umsatz zu unseren Marketing-Kampagnen?" oder „Welche Produktionsstunden bringen welche Marge?", müssen Sie mehrere Datenquellen kombinieren. Power BI kann ERP, Web-Analytics, Schulungs-Tracker und Ticket-System in einem Dashboard zusammenführen. Die Bordmittel von microtech können nur die microtech-DB lesen.
3. Historische Trends und Prognosen
Die Bordmittel zeigen den Ist-Zustand. Power BI kann historische Daten über Jahre vergleichen, saisonale Muster erkennen, einfache Forecasts rechnen. Wer plant, statt nur zu reagieren, profitiert spürbar.
Was kostet Power BI?
Sie brauchen Microsoft Power BI Pro Lizenzen — direkt von Microsoft, ca. 11 €/User/Monat. Für reine Konsumenten reichen Pro-Lizenzen. Für Builder/Editoren empfehlen wir Premium Per User (ca. 22 €/User/Monat) oder eine Premium-Kapazität ab gewisser Größe.
Hinzu kommt der Einrichtungsaufwand: Datenmodell auf microtech-Daten, Dashboards bauen, Filter und Drill-Downs aufsetzen. Bei uns kostet ein Starter-Setup mit 3 Dashboards und 5 Datenquellen ab 4.500 € einmalig. Komplexere Lösungen mit Live-Verbindung, Mobile-Layout und Self-Service-Anbindung ab 9.000 €. Details unter Datenvisualisierung mit Power BI.
Wie binden wir Power BI an microtech an?
Wir gehen typischerweise so vor: ein semantisches Datenmodell zwischen Power BI und microtech-Datenbank, mit klaren Mess-Größen (Umsatz, Marge, Liefertreue, OEE), Dimensionen (Zeit, Kunde, Artikel, Vertreter) und Hierarchien. Das Datenmodell ist die einmalige Grundinvestition — danach lassen sich neue Reports schnell aufsetzen.
Für viele KMU genügt eine Direct-Query-Verbindung direkt zur microtech-DB. Wenn die DB groß wird oder Performance leidet, wechseln wir auf einen Import-Modus mit nächtlicher Aktualisierung. Bei sehr großen Setups bauen wir einen separaten Data-Mart als Zwischenschicht.
Typische Dashboards aus unseren Projekten
Vertriebs-Dashboard
Tagesumsatz und Monatsumsatz vs. Vormonat und Vorjahr. Top-10-Kunden und Top-10-Artikel mit Trend-Pfeilen. Vertreter-Performance mit Soll/Ist-Vergleich. Mobile-Layout für unterwegs.
Produktions-Dashboard
Maschinen-Auslastung als Live-Heatmap. Durchlaufzeiten je Artikelgruppe. Liefertreue als Trend über die letzten 12 Monate. Offene Aufträge mit Capacity-Status.
Lager-Dashboard
Bestände mit Reichweite, Minus-Bestände, langsamdrehende Artikel, Inventur-Differenzen. Anbindung an Lieferanten-Lieferzeiten für Nachbestell-Empfehlungen.
Geschäftsführungs-Cockpit
Umsatz, EBIT, Forderungen, Verbindlichkeiten, Lagerwert, offene Aufträge, Top-Risiken. Alles auf einer Seite, jeden Morgen aktuell.
Wann sollten Sie nicht auf Power BI wechseln?
Power BI ist kein Allheilmittel. Wir raten Ihnen nicht zum Wechsel, wenn:
- Sie unter 5 Anwender sind und alle gleichermaßen direkt mit microtech arbeiten.
- Ihre Auswertungen heute schon „passen" und Sie keinen konkreten Schmerz spüren.
- Sie noch nicht alle Standard-Reports in microtech wirklich genutzt haben — oft lösen die schon die Frage.
- Sie keinen Power-User im Haus haben, der die Dashboards mittelfristig selbst weiterentwickelt.
Self-Service-BI — der eigentliche Hebel
Der größte Gewinn aus Power BI ist nicht das nächste hübsche Dashboard, sondern die Möglichkeit, dass Fachabteilungen selbst auswerten. Wenn der Disponent eine eigene Sicht auf Produktionsdaten braucht, baut er sie sich — ohne IT-Ticket. Das setzt aber Schulung voraus und eine saubere semantische Schicht (Stichwort: Self-Service-BI).
Wir bauen das Datenmodell so, dass Power-User mit überschaubarer Lernkurve eigene Reports erstellen können. Den Workshop dazu bieten wir als Teil unserer Schulungen.
Fazit
Wenn Ihre microtech-Bordmittel ausreichen, brauchen Sie kein Power BI — und das ist völlig in Ordnung. Sobald aber mehrere Rollen ihre eigenen Dashboards wollen, Cross-System-Auswertungen relevant werden oder Sie auf Trends statt nur Tagesstand reagieren wollen, ist Power BI die deutlich bessere Wahl. Die Kombination microtech + Power BI ist für mittelständische Unternehmen ab etwa 30 Mitarbeitern in der Regel ein klares Argument.
Wir richten Power BI bei unseren Kunden seit Jahren ein — sprechen Sie uns an, wenn Sie ein konkretes Reporting-Thema haben, das im Standard nicht funktioniert.