microtech büro+ vs. Lexware — wann lohnt sich der Wechsel?

Worum geht es?

Lexware ist seit Jahrzehnten der Einstiegs-Klassiker für deutsche Klein- und Mittelbetriebe. Die Office-, Premium- und Pro-Linien decken Auftragsbearbeitung, Faktura, Buchhaltung und Lohn ab — schlank, preiswert, gut erlernbar. Für viele Start-ups, Solo-Selbstständige und kleine Handelsbetriebe ist Lexware ausreichend, manchmal sogar perfekt.

Sobald aber Wachstum kommt, mehrere Arbeitsplätze parallel arbeiten, eine echte Produktion entsteht oder Schnittstellen zu Shops und externen Systemen gefragt sind, merken viele Lexware-Nutzer: das System stößt an seine Grenzen. Genau dann tauchen wir bei Mattes Computersysteme oft auf — als microtech Gold Partner mit Erfahrung in Lexware-Migrationen.

Kurzfazit vorab

Lexware ist die richtige Wahl für sehr kleine Betriebe (1–5 Arbeitsplätze) mit überschaubarer Komplexität, klassischem Handel oder Dienstleistung, ohne Produktion und ohne tiefe Anpassungswünsche. Niedriger Einstiegspreis, schnelle Inbetriebnahme, gute deutsche Steuerlogik.

microtech büro+ ist die richtige Wahl, sobald Sie mehr als 5–8 Arbeitsplätze haben, fertigen oder lagern, mehrere Unternehmens-Bereiche integriert führen wollen oder mit Sonderprogrammierung tiefe Branchen-Anpassungen brauchen. Skaliert von 5 bis 150 User ohne Plattform-Wechsel.

Funktionsumfang im Überblick

Bereich	microtech büro+	Lexware (Office/Premium/Pro)
Warenwirtschaft	vollständig integriert, mehrlagerfähig	Premium/Pro: ja, aber meist nur 1 Hauptlager
Finanzbuchhaltung	integriert, eine Datenbank	als separate Linie (Lexware Buchhaltung)
Lohn & Gehalt	integriert oder als Modul	als separate Linie (Lexware Lohn+Gehalt)
CRM	integriert	basisorientiert, keine echte CRM-Logik
E-Commerce	Standard-Schnittstellen Shopware, JTL, Magento	Lexware connect / einfache Importe
Produktion / PPS	eigenes offizielles PPS-Modul (von uns mitentwickelt)	nicht vorhanden — kein Konzept im Standard
Mobile Lager-App	MCS Lager (Android, native Integration)	nicht vorgesehen
DMS / GoBD-Archiv	connect ARCHIV+ direkt im büro+	nicht im Standard, nur via Drittlösungen
BI / Reporting	native Power-BI-Anbindung	begrenzt — Standard-Reports, kein BI-Stack
Cloud / On-Premise	beides, Managed Hosting bei uns möglich	Lexware Office (Cloud) + Premium/Pro (On-Premise)
Mehrplatzfähigkeit	5 – 150 User ohne Bruch	typisch 1–5 User, bei Pro bis ~10
Mandantenfähigkeit	ja, im Standard	eingeschränkt, oft separater Lizenzbedarf
Sonderprogrammierung	offene API, offizielle Erweiterungs-Schnittstelle	kaum vorgesehen — primär Standardprodukt

Wann wechseln Lexware-Kunden zu microtech?

Aus unserer Erfahrung gibt es vier typische Auslöser:

1. Mehr als fünf Arbeitsplätze

Lexware ist im Kern eine Single-User-Logik, die per Mehrplatz-Lizenz „mehrbenutzerfähig gemacht" wurde. Das funktioniert, solange alle nacheinander am System sind. Sobald drei oder vier Mitarbeiter gleichzeitig dieselben Belege bearbeiten, treten Sperr-Probleme, langsame Antwortzeiten und Inkonsistenzen auf. microtech büro+ ist von Anfang an als Mehrplatz-System konzipiert.

2. Eintritt in die Produktion

Wenn Sie anfangen zu fertigen — auch in kleinem Maßstab — braucht es Stücklisten, Arbeitspläne, Material-Reservierung, Auftragskalkulation. Lexware kennt das Konzept nicht im Standard. Das wird dann oft mit Excel-Tabellen kompensiert, was ein paar Monate funktioniert und danach unkontrollierbar wird.

3. Shop-Anbindung wird zur Hauptkanal

E-Commerce wächst, der Online-Shop generiert mehr Bestellungen als das Telefon. Standard-Lexware-Schnittstellen reichen bei Volumen oberhalb von ein paar Dutzend Bestellungen pro Tag oft nicht mehr aus. microtech büro+ hat hier ausgereifte Schnittstellen zu Shopware, JTL und Magento, die wir bei vielen Kunden im Einsatz haben.

4. Eigene Branchenlogik wird Pflicht

Lexware ist ein Standardprodukt. Anpassungen sind kaum vorgesehen — wenn Ihr Geschäftsmodell einen besonderen Workflow braucht (Provisions-Berechnung, Branchen-spezifische Kalkulation, eigene Druckvorlagen mit komplexer Logik), stoßen Sie schnell an Grenzen. microtech bietet eine offene API und ein offizielles Erweiterungs-Framework, das wir für Sonderprogrammierung nutzen.

Was Lexware wirklich gut macht

Damit das hier kein einseitiges Bild wird: Lexware hat nachvollziehbare Stärken. Die Steuerlogik ist hervorragend deutsch — UStVA, ZM, EÜR, GoBD-konforme Datenexporte für DATEV — alles aus einem Guss. Die Bedienung ist intuitiv, die Lernkurve flach. Der Preis-Einstieg liegt deutlich unter dem von microtech.

Wenn Sie ein 2-Personen-Handwerksbetrieb mit ein paar Dutzend Kunden sind und nichts produzieren, ist Lexware Office in der Cloud oft die wirtschaftlichste Lösung. microtech würde da überdimensioniert sein. Wir empfehlen Ihnen einen Wechsel nur, wenn die oben genannten Auslöser zutreffen.

Preismodell

Lexware arbeitet im Office-Bereich mit Abo-Modellen ab ca. 15 €/Monat (Office Basic), die Premium- und Pro-Linien sind als Einmalkauf plus Wartung verfügbar (typisch 500–1.500 € Kaufpreis, plus jährlicher Service-Vertrag). Sehr niedrige Einstiegshürde.

microtech büro+ ist deutlich teurer im Einstieg — Lizenzkosten ab ca. 140 €/User/Monat (genaue Konditionen beim Hersteller), plus Einführungs-Aufwand beim Partner. Bei kleineren Setups ist Lexware also faktisch günstiger; sobald Sie über 5 User und/oder eigene Produktion liegen, gleichen sich die Gesamtkosten meist binnen 1–2 Jahren an, weil microtech viele Themen ohne Drittsysteme abdeckt.

Migration von Lexware zu microtech — wie läuft das ab?

Wir haben einige Lexware-Migrationen begleitet, die meisten in der Größenordnung 8–25 Arbeitsplätze. Typischer Ablauf:

1. Analyse Lexware-Stand: wir schauen uns Stammdaten, offene Posten, Auftrags- und Lagerstrukturen, Druckvorlagen an. 1–2 Tage.
2. Konzept-Workshop: wir bilden Ihre Prozesse im microtech-Datenmodell ab — was bleibt 1:1, was bauen wir besser, was streichen wir. 3–5 Tage.
3. Migration: Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Artikel) per Export-Import + Bereinigung. Offene Posten und Belege zum Stichtag. Druckvorlagen werden neu aufgesetzt — das ist meist der größte Einzelposten.
4. Schulung: Anwender und Power-User. Auf den eigenen, frisch migrierten Daten.
5. Go-Live: Wir sind in der ersten Woche vor Ort dabei, fangen Hick-Ups auf.
6. Hyper-Care + Übergabe an Support: Gleiches Team danach.

Typischer Zeitrahmen von der Auftragserteilung bis zum Go-Live: 6–10 Wochen, je nach Komplexität. Wir arbeiten mit Festpreis, wo immer möglich. Details auf ERP-Implementierung.

Häufige Fragen

Kann ich Lexware-Buchhaltung neben microtech weiterführen?

Ja, das geht, ist aber selten sinnvoll. Sie würden Stammdaten parallel pflegen müssen. Wir empfehlen die vollständige Migration auch der Buchhaltung — microtech büro+ hat eine integrierte FiBu, die wir mit Ihrem Steuerberater (DATEV-Export) sauber verbinden.

Was passiert mit unseren bestehenden Lexware-Druckvorlagen?

Die werden nicht 1:1 übernommen — die Layouts sind systemspezifisch. Wir bauen sie auf microtech-Basis neu, was meist auch eine Gelegenheit ist, sie zu modernisieren. Das ist im Festpreis enthalten.

Welche Hardware brauchen wir nach dem Wechsel?

microtech läuft typischerweise auf einem dedizierten Server (lokal oder als Managed-Hosting bei uns im deutschen Rechenzentrum). Die Arbeitsplatz-Hardware kann meist 1:1 bleiben. Wenn Sie heute Lexware in der Cloud nutzen, würden Sie auf microtech Cloud-Hosting wechseln — ohne lokale Server.

Fazit

Lexware bleibt eine gute Wahl für kleine Betriebe mit wenigen Mitarbeitern und überschaubarer Komplexität. Sobald aber Mitarbeiterzahl, Auftragsvolumen, Produktion oder Anpassungswünsche wachsen, ist microtech büro+ die deutlich tragfähigere Plattform. Wir begleiten den Wechsel mit Festpreis, klarer Methodik und 17+ Jahren Erfahrung als microtech Gold Partner aus Albstadt.

Wenn Sie unsicher sind, ob ein Wechsel für Ihr Unternehmen jetzt ansteht, sprechen Sie uns an. Wir machen ein 30-Minuten-Erstgespräch ohne Verkaufsdruck — und sagen offen, wenn der Lexware-Stand für Ihre Situation noch ausreicht.